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Rédiger et envoyer des communiqués de presse, organiser des événements médiatiques, établir des rapports. Ce sont les plus grands dévoreurs de temps des RP. Il n'est donc pas étonnant que les entreprises fassent volontiers appel à des agences pour les soulager. Dans cet article de blog, nous révélons ce que coûte une agence de RP. - et quand elle est rentable.

Bien sûr, ça a l'air génial : Externaliser le travail médiatiqueet avoir plus de temps pour d'autres tâches. Faire des vidéos faire produire par une agence et profiter du réseau de partenaires professionnels. Bénéficier de conseils stratégiques et un regard extérieur critique sur les processus pour le développement ou pour impressionner le chef - mais à quel prix ?

Les agences sont mystérieuses en ce qui concerne leur structure de coûts. Ce n'est pas étonnant : il existe toutes sortes de tarifs dans le paysage des agences, qu'il s'agisse de forfaits, de tarifs journaliers ou de tarifs horaires différents. C'est pourquoi nous avons résumé les faits les plus importants - afin que vous sachiez exactement ce que vous pouvez attendre pour votre argent.

De A à Offre...

Même si elles facturent différemment, toutes les agences ont en fait un point commun : elles commencent toujours par établir un devis. En d'autres termes : Le client intéressé exprime ses souhaits et ses objectifs et l'agence établit une offre sur cette base. Cela semble simple ? Mais c'est souvent là que commencent les problèmes - des deux côtés. Comment calcule-t-on exactement le souhait du client "un peu de médias sociaux" ? C'est justement pour cette raison que nous avons appris à demander très précisément au client, lors du premier entretien, ce qu'il veut et quelles sont ses attentes. Ainsi, "un peu de médias sociaux" peut être interprété correctement : A savoir, comme une une campagne de deux mois et non pas une gestion quotidienne de la communauté. 

Maintenant que ce point a été clarifié, c'est à l'agence de s'en charger. Les listes de prix ne fournissent que peu ou pas d'orientation. L'offre doit en effet refléter assez précisément tout ce que le client attend en termes de prestations pour atteindre ses objectifs. Et ce qui doit être expliqué doit aussi pouvoir l'être. Vous recevez un forfait ? N'hésitez pas à demander ce qui se cache derrière. Une bonne agence peut immédiatement vous énumérer sur quel temps elle se base. Nous travaillons par exemple avec des feuilles de calcul et décomposons chaque prestation en tâches individuelles, calculant ainsi le temps total consacré au projet. Cela présente plusieurs avantages : Si le client souhaite réduire les prestations, nous voyons d'un coup d'œil où il y a des possibilités de réduction et où il n'y en a pas. Le client peut alors décider de ce qu'il veut réduire. Autre avantage : si toutes les tâches sont déjà définies pour l'ensemble du projet, la planification effective du projet est d'autant plus rapide.

... à Z comme coopération

Ce qu'il ne faut pas oublier, c'est qu'une agence est avant tout là pour vous soulager - et qu'elle devrait être un atout pour le client. En effet, vous payez les professionnels des RP avant tout pour leur expertise et leur créativité, ainsi que pour leur réseau de relations. Une agence est comme un membre externe de l'équipe, qui n'a pas besoin d'être formé et qui sait exactement ce qui vous manque. Mais comme pour tout type de collaboration, l'ouverture et la transparence ne sont pas seulement souhaitées par les deux parties, elles sont nécessaires. C'est pourquoi vous devez veiller à trois choses lors du choix de votre agence : La sympathie, la passion et l'individualité. 

Si, après avoir pris contact avec vous, vous recevez un e-mail automatisé avec un formulaire ou une offre standardisée pleine de prestations forfaitaires, vous avez certes le pricing, mais pas encore de partenaire. Mais le téléphone sonne-t-il après votre e-mail ? C'est très bien ! Osez répondre à la proposition d'un premier entretien sans engagement avant de demander une offre. Donnez à l'agence la chance de se présenter personnellement, de se mettre à votre place et de poser des questions. Vous sentirez très vite si vous pouvez envisager une collaboration avec l'agence ou si le courant n'est tout simplement pas passé. Chez FBC, nous voulons faire de nos clients des "raving fans" et pour cela, nous n'hésitons pas à faire le grand écart.

Si des incertitudes ou des malentendus devaient malgré tout survenir - avant ou après l'attribution d'un mandat - nous recherchons le dialogue de manière proactive et répondons à vos besoins individuels. Si un changement de stratégie s'avère nécessaire en cours de projet ou si le succès escompté n'est pas au rendez-vous, nous ne nous en tenons pas à l'offre de manière rigide, mais adaptons les prestations de manière flexible.

Les agences se montrent mystérieuses quant à leur structure de coûts. A tort, selon nous.

Campagnes individuelles ou mandats mensuels ?

Cela semble être la question cruciale pour beaucoup. Pourtant, la réponse n'est pas si difficile : elle varie selon les cas. Nous recommandons à nos clients tantôt une campagne limitée dans le temps, tantôt un retainer, en fonction de l'objectif qu'ils poursuivent. Vous voulez accompagner le lancement d'un produit ou faire un premier essai avec l'agence ? Dans ce cas, une campagne s'impose. Bien sûr, un package unique de 4000 francs semble à première vue plus séduisant qu'un montant fixe mensuel récurrent de 3000 francs. Mais malheureusement, il n'est jamais possible de garantir une couverture médiatique ou des visites de sites web avec un coup d'éclat - et peut-être que cela ne répond pas du tout à vos objectifs. 

Si vous souhaitez augmenter constamment votre présence dans les médias, il vaut également la peine d'investir dans des campagnes de relations publiques sur mesure et à long terme. travail de relations publiques d'investir dans ce domaine. Une agence peut réduire vos objectifs aux prestations nécessaires et définir sur cette base un "retainer" mensuel. Cela ne signifie pas que vous devez faire envoyer un communiqué de presse chaque mois. L'agence gère votre budget et a la responsabilité de créer en permanence des contenus, des thèmes et des histoires avec un fil conducteur qui intéressent également les médias et que vous pouvez utiliser pour tous vos canaux.

Coûts tiers : Le trou noir

Les agences de RP et de communication classiques se transforment de plus en plus en prestataires de services à 360 degrés : les petites agences en particulier travaillent volontiers avec des partenaires externes tels que des cinéastes, des photographes ou des spécialistes du référencement afin de pouvoir offrir à leurs clients un service complet. Vous levez maintenant les yeux au ciel et pensez "cela va encore coûter ! C'est vrai. Mais n'oubliez pas que les partenariats de longue date de l'agence avec ses freelances vous permettent aussi souvent d'obtenir des conditions spéciales. A cela s'ajoute le savoir-faire de professionnels qui travaillent parfois aussi pour d'autres grandes marques. Notre agence se bat d'ailleurs pour une transparence totale des coûts et propose et facture les prestations de tiers directement au client. Vous avez ainsi un contrôle total sur les coûts et pouvez également choisir entre différents prestataires. Veillez donc à toujours avoir un aperçu transparent des coûts de tiers, faute de quoi vous pourriez payer des commissions ou des frais coûteux.

Dépenses supplémentaires : et maintenant ?

C'est désagréable, mais cela arrive malheureusement de temps en temps. Les dépenses prévues dépassent le montant initialement convenu. Il n'y a alors qu'une solution : attendre la fin du projet et le facturer au client avec une brève explication, non ? Faux ! Les chefs de projet d'une agence de RP ne sont pas seulement responsables de la mise en œuvre d'un projet, mais aussi du contrôle permanent du budget et de la planification. S'il s'avère que des dépenses supplémentaires pourraient être engagées, il faut agir à la vitesse de l'éclair. Dans tous les cas, l'agence doit vous avertir immédiatement si quelque chose d'imprévu se produit ou si vous devez consacrer plus d'heures à une tâche que prévu. Vous pourrez ainsi garder les rênes et prendre une décision. Les tâches seront alors replanifiées ou leur durée adaptée à votre demande. 

Si le budget doit être augmenté, vous pouvez également demander un nouveau calcul. D'ailleurs, si vous avez l'impression de ne pas avoir de contrôle sur les dépenses pendant une campagne, vous pouvez toujours demander une mise à jour du budget. Une agence responsable suit méticuleusement les heures de chaque projet et peut à tout moment vous dire exactement où vous en êtes et quelle est votre marge de manœuvre.

Nous aimons faire le grand écart pour nos clients : L'équipe FBC en mission de contenu sur le Corvatsch, au Costa Rica et à Zurich.

FAQ :

Qu'est-ce qu'une contention ?

Un Retainer est un forfait mensuel pour des prestations d'agence définies. Pour un envoi mensuel aux médias, le Retainer comprend toutes les tâches, du briefing, de la rédaction, des corrections jusqu'à l'envoi proprement dit, le suivi et le placement de l'histoire auprès de journalistes sélectionnés. S'y ajoutent le conseil permanent et la coordination du calendrier avec le client. Un Retainer couvre généralement aussi une réserve pour des mesures supplémentaires non prévues, comme par exemple des réunions à court terme et des tâches réactives ou même des conseils en cas de crise. Les coûts peuvent s'élever en moyenne de 2'000 à 5'000 francs - selon les objectifs que vous vous êtes fixés. Important : avec les retainers, vous devriez demander régulièrement une mise à jour du budget pour votre sécurité de planification. Les bonnes agences reportent les heures non utilisées sur le mois suivant, ce qui vous permet aussi, après des périodes plus calmes, d'essayer quelque chose de plus grand sans engendrer de coûts supplémentaires.

Combien coûte une agence de relations publiques pour un concept ?

Entre 1'500 et 12'000 francs. En bref : il est impossible de répondre de manière générale. Souhaitez-vous un Rebranding ou simplement une Idée pour les médias sociaux? Souhaitez-vous améliorer globalement vos activités de communication sur les canaux Owned et Paid ou simplement organiser un événement médiatique organiser un événement ? Nos concepts et le travail qui les sous-tend sont aussi variés que vos souhaits. C'est pourquoi les coûts d'un concept ne sont calculés, dans le meilleur des cas, qu'après un premier entretien.

Combien coûte l'envoi de médias ?

Ces frais dépendent du fait que nous rédigeons nous-mêmes le communiqué de presse, qu'il existe déjà des listes de distribution aux médias ou que l'envoi accompagne un événement pour lequel notre présence est nécessaire. Un envoi avec un communiqué prêt à l'emploi peut être réalisé à partir de 500 francs. Mais le communiqué de presse est-il rédigé de manière suffisamment captivante pour les médias ? Un simple envoi aux médias n'aboutit souvent pas (encore) aux publications souhaitées. Une agence professionnelle place, selon le thème, des histoires individuelles auprès de journalistes sélectionnés et ne se contente pas de mailings de masse. Vous pouvez discuter individuellement avec votre agence des storylines qui pourraient être passionnantes et du nombre et du type de médias auprès desquels vous souhaitez un tel suivi.